El expediente continuo de auditoria (ECA) o archivo
permanente es parte fundamental en la planeacion y seguimiento de una
auditoria.
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1.
(NIA) 300 PLANIFICACION DE LAAUDITORIA DE ESTADOSFINANCIEROS
2.
LA FUNCIÓN Y ELMOMENTO DEREALIZACIÓN DELA PLANIFICACIÓN
3.
PARTICIPACIÓN DE MIEMBROSCLAVE DEL EQUIPO DE ENCARGO
4.
ATIVIDADES PRELIMINARES DELENCARGO
5.
ACTIVIDADES DE PLANIFICACIÓN
6.
DOCUMENTOS
7.
CONSIDERACIONES ADICIONALES ENENCARGOS DE AUDITORIA INICIALES
8.
EXPEDIENTE CONTINUODE AUDITORIAARCHIVO PERMANENTE
9.
NIA 230DOCUMENTACION DE AUDITORIAARCHIVO DE AUDITORIAARCHIVO DE AUDITORIA
Ø Una
o más carpetas u otro medio dealmacenamiento, en forma física o electrónica,
que contienen los registros que comprenden ladocumentación de auditoria para un
trabajoespecifico.
10. • El archivo permanente de auditoría contieneaquellos
papeles de trabajo que conservan suimportancia por un periodo de tiempo más
omenos largo y hacen referencia a la informacióngeneral necesaria para el conocimiento
de laentidad auditada
• El objetivo
principal de preparar y mantener unarchivo permanente es el de tener disponible
lainformación que se necesita en forma continuasin tener que reproducir esta
información cadaaño.
11. Documentar la auditoria sirve para:
Ø Planear y desempeñar la auditoria
Ø Dirigirla y supervisarla
Ø Tener registro de los asuntos importantes parafuturas
auditorias
Ø Facilitar revisiones e inspecciones de control decalidad
Ø Facilitar las inspecciones externas
12. • Información y evidencia relativa al periodocontable
actualmente en revisión, cuyo objetivoes soportar las opiniones y
declaracionesincluidas en el reporte de auditoria.
• Información de importancia continúa que puedeser
actualizada en cada auditoria
• Información que normalmente no cambia de unaño a otro y
que por lo tanto, no requiere serduplicada.
Contenido:
13. Objetivos que cumple el archivo permanente:
Ø Refrescar la memoria del auditor acerca departidas
aplicables en un periodo de varios años.
Ø Proporcionar a los nuevos miembros del cuerpode
auditores, un breve sumario de las políticas yde la organización del cliente.
Ø Conservar los papeles de trabajocorrespondientes a
partidas que muestrenrelativamente poco o ningún cambio, eliminando
consecuentemente, la necesidad desu preparación año tras año.
Ø 14. Información contenida en el archivo permanenteo
Extracto del acta constitutiva de la empresao
Ø Catálogo de cuentas, manuales de procedimientoy políticas
contables establecidas.
Ø Contratos de arredramientos, participación deutilidades y
bonificaciones.
Ø Graficas de organización y alcance de laautoridad y
responsabilidad de los funcionarios.
Ø Extracto del acta de la asamblea de accionistasoAnálisis
de cuentas (terrenos, capital social, pasivo a largo plazo)
15. • Toda esta información deberá sercuidadosamente
conservada por el auditor en elarchivo permanente, de tal manera que
puedaevitar una innecesaria repetición de trabajodurante auditorias
subsecuentes.
• Para que el archivo permanente cumpla con suobjetivo,
debe ser actualizado durante cadaauditoria, se deberá tener un índice
adecuadopara permitir una rápida referencia…
16. • El proceso de integración del expedientecontinuo de
auditoría se inicia desde la etapa deplaneación de la auditoría, al
obtenerinformación general sobre las características dela organización,
funciones, procesos, sistemalegal, fiscal y de información
.• Además de la información anterior, debenincorporarse
tanto los objetivos de la auditoríacomo el programa específico de revisión,
elmarco conceptual y el cronograma deactividades.
17. Independiente a las necesidadesde cada organización,
se sugiere:
• Planear con oportunidad el lugar de conservación
durante eltiempo que sea necesario
• Implantar políticas y procedimientos para un mejor
orden ysalvaguardia de los papeles de trabajo
• Elaborar una cédula que indique las diferentes
secciones desu contenido
• Integrar la información en secuencia cronológica
conformeésta se va recopilando
• Utilizar el número de carpetas acorde al crecimiento de
lainformación, tanto en número de secciones como envolumen
18. PROCESO DE INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTECONTÍNUO DE
AUDITORÍA
• Para la conservación de los papeles de trabajodel
archivo permanente conviene utilizar unacarpeta que permita su crecimiento,
tanto ennúmero de secciones como en volumen.
• Al inicio de la carpeta debe existir una cédulaque
indique las distintas secciones quecomprende, cuya documentación deberá
estarordenada cronológicamente.
19. SECCIONES DEL EXPEDIENTE CONTÍNUODE AUDITORÍA O
ARCHIVO PERMANENTEI.
Ø Organización
Ø Actas
Ø Manuales de organización y procedimientos
Ø Organigrama
Ø Objetivos y funciones de la operación
Ø Descripción de puestos
Ø Procedimientos
Ø Antecedentes de la operación
Ø Historia de la dependencia o entidad
20. II. Sistema de información y control
Ø Formatos y reportes
Ø Estadísticas
Ø Análisis FODAIII. Sistema legal, fiscal y contable
Ø Régimen legal
Ø Régimen fiscal
Ø Sistema contable
21. IV. Contratos (copia o extractos )
Ø Servicios
Ø Compra
Ø Arrendamiento
Ø Financiamiento
Ø Asistencia técnica
Ø Comisión
Ø ConcesiónV. Auditoría
Ø Objetivos
Ø Programa de trabajo
Ø Marco conceptual
Ø Cronograma de actividades
Ø Informes de resultados
Ø Seguimiento de las recomendaciones
